Definicja dokumentu po nowemu | Co do zasady

W dniu 8 września 2016 r. wchodzi w życie nowelizacja przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego. Wprowadza ona w szczególności zmiany w zakresie formy czynności prawnych oraz stanowi kolejny krok w informatyzacji procedury cywilnej.

Nowelizacja¹ uwzględnia rozwój elektronicznych środków wymiany informacji i wprowadza do Kodeksu cywilnego szeroką definicję dokumentu, która zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma opatrzonego podpisem. Nowelizacja określa także formę dokumentową oraz formę elektroniczną jako nowe, szczególne formy czynności prawnych. Konsekwencją zmiany przepisów Kodeksu cywilnego (które szerzej komentowaliśmy już w artykule pt. Forma dokumentowa czynności prawnych) jest modyfikacja postanowień procedury cywilnej, dająca stronom postępowania sądowego możliwość prowadzenia dowodów w zakresie adekwatnym do zmiany prawa materialnego.

Jedynie dla porządku należy odnotować, że o ile na gruncie przepisów proceduralnych nowelizacja wprowadza daleko idące zmiany praktyczne (ułatwiając przeprowadzanie dowodów z dokumentów nieutrwalonych w formie pisemnej – o czym dalej), to jednak nie należy przeceniać jej znaczenia z punktu widzenia materialnoprawnego. Zarówno bowiem przed wejściem w życie zmienionych przepisów, jak i obecnie zastosowanie ma przepis art. 60 k.c., umożliwiający składanie oświadczeń woli (a więc i zawieranie umów) co do zasady przez każde zachowanie składającego to oświadczenie (wyjątki dotyczą sytuacji, gdy z ustawy czy z treści czynności prawnej wynika obowiązek zachowania formy szczególnej – np. formy aktu notarialnego dla oświadczeń woli mających za przedmiot sprzedaż nieruchomości).

W miejsce funkcjonującego do tej pory oświadczenia woli składanego w postaci elektronicznej i opatrzonego tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 78 §2 k.c.) nowelizacja wprowadza szczególną formę – oświadczenia w postaci elektronicznej. Do zachowania takiej formy wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.

Wprowadzenie formy dokumentowej ma uregulować funkcjonowanie w obrocie prawnym powszechnie stosowanej np. poczty elektronicznej czy sms. Forma dokumentowa, zgodnie z intencją ustawodawcy, ma usprawnić dokonywanie czynności prawnych, przy zachowaniu mocy dowodowej środków wykraczających poza formę pisemną czynności.

Zgodnie z nowym brzmieniem Kodeksu cywilnego dla zachowania formy dokumentowej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokument natomiast stanowi nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77² oraz art. 77³ k.c. w brzmieniu nadanym nowelizacją). W formie dokumentowej możliwe jest złożenie oświadczenia wyrażonego przy użyciu dźwięku czy obrazu.

Kodeksowa definicja nawiązuje do koncepcji dokumentu jako środka przekazu woli ludzkiej. Jego konstytutywnym elementem jest intelektualna zawartość – informacja, treść zawierająca różne oświadczenia, w tym oświadczenia woli i wiedzy. Tym samym dla bytu dokumentu nie ma znaczenia, czy został on podpisany.

Definicja dokumentu nie zawiera ograniczeń co do sposobu jego sporządzenia. Treść dokumentu może być dowolnie ujawniona (dopuszczalne są zatem np. znaki graficzne, dźwięk, obraz), utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier, plik) i za pomocą dowolnych środków (telefon komórkowy, komputer, pióro). Granicę swobody wyznacza, jak się wydaje, wyłącznie funkcja dowodowa dokumentu, czyli możliwość zachowania i odtworzenia informacji w nim zawartej.

Zgodnie z założeniami nowelizacji forma dokumentowa ma stanowić formę o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna. Dla jej zachowania wystarczające jest jedynie, jak ma to miejsce przy wykładni każdego oświadczenia woli, ustalenie osoby składającej oświadczenie, przy czym nie ma znaczenia, czy nastąpi to na podstawie samej treści dokumentu, czy po sprawdzeniu np. informatycznego nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego oświadczenie zostało złożone.

Ustawodawca w nowelizacji przewidział także rozwiązania mające na celu wykorzystanie w procedurze cywilnej dokumentów zawierających treść inną niż tekst. Do tej pory takie źródła dowodowe stanowiły jedynie tzw. inny środek dowodowy. Przeprowadzanie takich dowodów odbywało się w sposób zgodny z ich charakterem, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów o dowodach. Kodeks postępowania cywilnego w nowym brzmieniu dzieli dokumenty na dwa rodzaje: takie, które zawierają tekst (sporządzone przy użyciu znaków alfabetu i reguł językowych) oraz inne dokumenty.

Zgodnie z nowelizacją przepisy dotyczące dokumentów zawierających tekst, sporządzonych w wersji tradycyjnej (papierowej) znajdą zastosowanie do dokumentów zawierających tekst, sporządzonych w wersji elektronicznej. Do dokumentu elektronicznego będzie zatem miało zastosowanie domniemanie, że stanowi on dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie w nim zawarte, a także domniemanie jego prawdziwości. Domniemanie pochodzenia oświadczenia zawartego w dokumencie prywatnym od jego wystawcy oznacza, że dokument w postaci elektronicznej pochodzi od osoby, która opatrzyła go bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Zmianie uległy także przepisy dotyczące dokumentu urzędowego. Jeżeli przepisy szczególne przewidują możliwość wystawienia dokumentu urzędowego w postaci innej niż papierowa, to zachowa on taki status na gruncie procedury cywilnej i skorzysta z silniejszej mocy dowodowej oraz domniemań prawnych. Ponadto ustawodawca zrezygnował z wyszczególniania podmiotów uprawnionych do sporządzania dokumentów urzędowych. Po nowelizacji wystawcą dokumentu urzędowego może być „podmiot w zakresie zleconych przez ustawę zadań z dziedziny administracji publicznej”.

Dowód z dokumentów niezawierających tekstu (np. zawierających zapis obrazu, dźwięku) będzie przeprowadzany według odpowiednio stosowanych przepisów określających dowód z oględzin. Do dowodu o charakterze mieszanym (zawierającego zarówno tekst, jak i zapis dźwięku czy obrazu) w określonych częściach zastosowanie znajdą przepisy o dokumentach tekstowych (w zakresie treści zawierającej tekst) i oględzinach (w pozostałym zakresie). Dotyczyć to będzie w szczególności protokołów elektronicznych, zawierających zapis audiowizualny i adnotacje tekstowe.

Nowelizacja ma, w założeniu, ułatwić obrót prawny i objąć ochroną prawną czynności prawne dokonywane w dotąd odformalizowany sposób. Założenie takie odpowiada potrzebom praktyki i potrzebom gospodarczym. Należy jednak mieć na względzie, że złagodzone rygory formalne mogą utrudnić np. ocenę zamiaru i faktu złożenia oświadczenia woli. W przypadku sporu stron może pojawić się problem z odróżnieniem oświadczenia woli złożonego w formie dokumentowej (nieopatrzonego podpisem) od projektu dokumentu, który ma zostać sporządzony w formie pisemnej (zatem czynności jeszcze niedokonanej, lecz którą strony zamierzały). Tu jednak, jak się wydaje, w sukurs stronom (i sądowi pochylającemu się nad konkretną sprawą) winny przyjść ogólne zasady dotyczące składania oświadczeń woli (w tym przywołany już art. 60 k.c.) oraz ich wykładni.

Agata Jóźwiak, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy