Dokumentacja płacowa może przydać się po latach
Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji płacowej (m.in. kart wynagrodzeń) dotyczącej zatrudnianych pracowników może mieć istotne znaczenie nawet po wielu latach od ustania zatrudnienia pracownika.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym dokumentacji płacowej oraz akt osobowych pracowników, nakładają na pracodawców przepisy Kodeksu pracy, które przewidują za uchybienie temu obowiązkowi odpowiedzialność za wykroczenie zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).
Obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej regulowany był różnorodnymi ustawami oraz aktami wykonawczymi. Do 31 grudnia 1990 r. okres przechowywania dokumentacji płacowej pracowników wynosił 12 lat, liczonych od roku następującego po roku, którego dany dokument dotyczył. Okres ten od 1 stycznia 1991 r. do 31 grudnia 1998 r. został wydłużony do 19 lat, w związku z obowiązującymi w tym czasie zasadami ustalania prawa do emerytury i wymiaru emerytury (teoretycznie w ostatnim roku obowiązywania tego przepisu niszczone mogły być zatem dokumenty za okres do końca 1978 roku, ale archiwa państwowe nie wydawały już zezwoleń na ich niszczenie). Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2002 r. okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji płacowej pracowników wynosił co do zasady 20 lat, ale ze względu na zmienione ponownie przepisy dotyczące ustalania wymiaru emerytury (m.in. możliwość ustalenia jej wymiaru w oparciu o wybrane lata z całego, a nie tylko 20-letniego okresu zatrudnienia pracownika), dokumenty płacowe istniejące w dniu wejścia w życie ustawy również nie mogły być już niszczone. Od 1 stycznia 2003 r. okres przechowywania dokumentacji płacowej wynosi formalnie 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u pracodawcy.
Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji płacowej pracowników zgodnie ze wskazanymi przepisami jest niezbędne przede wszystkim dla celów podatkowych czy dla celów ubezpieczenia społecznego. Zważywszy, na przykład, że okres przedawnienia należności z tytułu składek wynosił w okresie 2003-2011 10 lat, a od 1 stycznia 2012 r. wynosi 5 lat, w razie sporu lub wątpliwości powstałych po zakończeniu zatrudnienia pracownika prawidłowo prowadzona i przechowywana dokumentacja płacowa może być kluczowym dowodem na wywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązków płatnika wobec ZUS.
Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji płacowej pracowników ma także istotne znaczenie na gruncie obowiązku pracodawcy uregulowanego w art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek wydawania na wniosek pracownika zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości, np. zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach na druku ZUS Rp-7. Dla spełnienia tego obowiązku konieczne jest niekiedy posiadanie dokumentacji płacowej dotyczącej byłego pracownika sprzed kilku, a nawet kilkunastu lat. Co istotne, odmowa wydania niezbędnych zaświadczeń lub wydanie zaświadczeń zawierających nieprawidłowe albo niekompletne informacje może uprawniać pracownika do wystąpienia do sądu z roszczeniami przeciwko byłemu pracodawcy. W pierwszym przypadku może to być roszczenie o wydanie zaświadczenia i naprawienie szkody wynikającej z jego niewydania, w drugim zaś roszczenie o naprawienie szkody wynikającej np. z zaniżenia świadczenia przyznanego pracownikowi lub nieprzyznania świadczenia pracownikowi przez ZUS, w oparciu o informacje zawarte w zaświadczeniu.
Równie istotne znaczenie ma w tym kontekście prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników, dla których, choć nie bez wątpliwości, począwszy od 1963 r. przyjmuje się 50-letni okres przechowywania, liczony od dnia ustania zatrudnienia danego pracownika u pracodawcy. W razie braku, z uwagi na upływ okresu przechowywania, dokumentacji płacowej niezbędnej do ustalenia uprawnień pracowników, pracodawca powinien bowiem wydać pracownikowi niezbędne zaświadczenia w oparciu o zachowane akta osobowe (np. w oparciu o umowy lub inne dokumenty, z których wynika okres zatrudnienia i wysokość wypłacanych świadczeń).
Magdalena Świtajska, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy
