Jak doręczać pisma sądowe i pozasądowe między Polską a Wielką Brytanią | Co do zasady

Należy pamiętać, że obok rozporządzenia UE nr 1393/2007 nadal obowiązują przepisy brytyjsko-polskiej konwencji z 1931 r. w przedmiocie postępowania w sprawach cywilnych i handlowych.

Nie wszyscy wiedzą, że poszczególne państwa członkowskie obecnej Unii Europejskiej z historycznych względów łączą konwencje dwustronne (bądź nawet wielostronne) regulujące kwestie związane z wymianą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych.

Tak jest w przypadku Polski i Wielkiej Brytanii, które 26 sierpnia 1931 r. w Warszawie podpisały Konwencję w przedmiocie postępowania w sprawach cywilnych i handlowych (Dziennik Ustaw z 1932 r., nr 55 poz. 533). Konwencja ta nadal obowiązuje na terytorium obu państw i jej przepisy mogą być stosowane, o ile lex specialis nie wyłącza ich stosowania.

Tymczasem na terytorium Unii Europejskiej, do której należy zarówno Wielka Brytania (od 1 stycznia 1973 r.), jak i Polska (od 1 maja 2004 r.), równolegle obowiązuje rozporządzenie nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczące doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych¹.

Rozporządzenie to ma zapewnić jednolity standard doręczania dokumentów na całym terytorium Unii Europejskiej, tj. w każdym z jej państw członkowskich (z wyjątkiem Królestwa Danii).

Przepisy konwencji a przepisy rozporządzenia

Zgodnie z przepisem art. 14 rozporządzenia każde państwo członkowskie może doręczać dokumenty sądowe osobom zamieszkałym w innym państwie członkowskim bezpośrednio drogą pocztową – listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub równoważną przesyłką. Takie doręczanie przez „państwo członkowskie” oznacza doręczanie przez jednostkę przekazującą bądź przyjmującą zdefiniowaną w art. 2 rozporządzenia.

Identyczną drogę doręczania, obok innych jego form, przewiduje konwencja między Polską a Wielką Brytanią z 1931 r.

W konwencji jako jednostkę przekazującą bądź przyjmującą wskazano w Wielkiej Brytanii „Senior Master of the Supreme Court of Judicature”, a w Polsce Ministerstwo Sprawiedliwości. Konwencja dopuszcza też wyraźnie możliwość doręczenia bez skierowania jakiejkolwiek prośby do władz kraju wykonania lub bez żadnego współdziałania tych władz. Taki liberalizm ma maksymalnie ułatwić wymianę dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych pomiędzy tymi państwami.

Konwencja w art. 4 lit. (a) przewiduje, że doręczanie to może nastąpić w czterech wariantach, a mianowicie 1) przez urzędnika konsularnego, działającego za kraj pochodzenia, albo 2) przez agenta wyznaczonego w tym celu bądź przez władzę sądową kraju pochodzenia, bądź przez stronę, na której wniosek pismo zostało wystawione, albo 3) przez pocztę, albo 4) jakimkolwiek innym sposobem doręczenia, który nie sprzeciwia się ustawom obowiązującym w chwili doręczenia w kraju wykonania.

Z kolei rozporządzenie w art. 20 ust. 1 stanowi, że w kwestiach objętych zakresem jego zastosowania przepisy rozporządzenia są nadrzędne wobec postanowień dwustronnych lub wielostronnych umów lub porozumień zawartych przez państwa członkowskie, a w szczególności wobec art. IV protokołu do konwencji brukselskiej z 1968 r. o jurysdykcji i uznawaniu oraz wykonywaniu orzeczeń w sprawach cywilnych i handlowych oraz konwencji haskiej z dnia 15 listopada 1965 r. o doręczaniu za granicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub handlowych.

Rozporządzenie w art. 20 ust. 2 jednak precyzuje, że rozporządzenie to nie stanowi przeszkody w utrzymywaniu lub zawieraniu przez poszczególne państwa członkowskie umów lub porozumień mających na celu przyspieszenie lub uproszczenie przekazywania dokumentów, pod warunkiem że te umowy lub porozumienia są zgodne z tymże rozporządzeniem.

Polska i Wielka Brytania wyraźnie utrzymują przepisy i możliwości doręczania ustanowione w konwencji z 1931 r., gdyż konwencja ta obowiązuje nadal w obu państwach. Rozporządzenie nie zamierza wyłączyć zastosowania przepisów tej konwencji, o ile są one zgodne ze standardem zawartym w rozporządzeniu.

Z tego też względu trzeba stosować przepisy konwencji w związku z przepisami rozporządzenia w sposób uzupełniający, aby osiągnąć standard przewidziany w rozporządzeniu.

W świetle art. 20 ust. 2 rozporządzenia możliwe i dozwolone jest doręczanie dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych w formach przewidzianych w art. 4 lit. (a) konwencji.

Konieczne tłumaczenie

Standardem przewidzianym w art. 8 rozporządzenia jest, że jednostka przyjmująca informuje adresata na standardowym formularzu, zawartym w załączniku II, o możliwości odmowy przyjęcia doręczanego dokumentu w momencie doręczenia lub poprzez zwrócenie go w ciągu tygodnia do jednostki przyjmującej, jeżeli nie został on sporządzony w jednym z języków określonych poniżej ani nie dołączono do niego tłumaczenia na jeden z następujących języków: a) język, który adresat rozumie, lub b) język urzędowy państwa członkowskiego, do którego adresowane są dokumenty, lub jeżeli w tym państwie członkowskim jest kilka języków urzędowych – język urzędowy lub jeden z języków urzędowych miejsca, w którym ma nastąpić doręczenie.

Oznacza to, że trzeba koniecznie dołączyć do oryginalnego dokumentu doręczanego drugiej stronie tłumaczenie tego dokumentu na język, który adresat rozumie, lub język urzędowy państwa członkowskiego, do którego wysłane jest wyżej wymieniony dokument.

Obowiązkowo list polecony

Trzeba też mieć na uwadze, że doręczenie przez pocztę w Polsce ma nastąpić zgodnie z przepisami polskiego Kodeksu postępowania cywilnego, tj. listem poleconym. Dla celów dowodowych zaleca się dokonać takiego doręczenia listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Harald Marschner, Zespół Rozwiązywania Sporów i Arbitrażu kancelarii Wardyński i Wspólnicy