Jedno okienko nie czyni wiosny | Co do zasady

Od 31 marca 2009 roku (zmiana wprowadzona ustawą z dnia 19 grudnia 2008 roku o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2009 roku, Nr 18, poz. 97)) w postępowaniu rejestrowym przedsiębiorców wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego obowiązuje tzw. „jedno okienko”.

Głównym zamiarem, który przyświecał wprowadzeniu tej procedury, było ułatwienie działalności przedsiębiorcy poprzez zaoszczędzenie mu czasochłonnych wizyt w różnych instytucjach, w których należy dokonać niezbędnych czynności rejestracyjnych/zgłoszeniowych przed podjęciem działalności gospodarczej.

W ramach jednego okienka w sądzie rejestrowym (Krajowym Rejestrze Sądowym) składa się dokumenty niezbędne do zarejestrowania spółki w następujących urzędach:

Należy zwrócić uwagę, że poza „jednym okienkiem” dokonuje się rejestracji płatnika VAT (złożenie formularza VAT-R).

Złożenie przy pierwszej rejestracji kompletu dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym pozwala uniknąć wizyt w pozostałych instytucjach.

W kontekście oszczędności czasu procedura rejestracyjna w aktualnym kształcie ma co najmniej dwa słabe punkty.

Po pierwsze, jak już wspomniano, w ramach jednego okienka nie składa się wniosku o zarejestrowanie przedsiębiorcy jako płatnika VAT. Ta rejestracja nadal wymaga wizyty w Urzędzie Skarbowym lub nadania wniosku pocztą.

Po drugie, problematyczny jest przepływ dokumentacji między poszczególnymi instytucjami. Z przepisów wynika, że sąd rejestrowy przesyła z urzędu wnioski i zgłoszenia do urzędu statystycznego oraz naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu (pierwszej rejestracji).

Sąd rejestrowy po uzyskaniu informacji o nadaniu przedsiębiorcy numeru NIP przesyła zgłoszenie płatnika składek do właściwej jednostki terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W praktyce cała procedura może być bardzo czasochłonna.

Zarejestrowanie spółki przez sąd rejestrowy może zająć do 21 dni od dnia złożenia wniosku (chociaż przepisy ustawy o KRS wskazują, że sąd rejestrowy rozpatruje wniosek nie później niż w terminie 7 dni od daty jego złożenia). Następnie sąd rejestrowy w ciągu 3 dni przesyła pocztą wnioski do urzędu statystycznego oraz naczelnika urzędu skarbowego. Od momentu wysłania tej przesyłki przez sąd do nadania numeru REGON lub NIP może upłynąć nawet miesiąc. Rejestracja w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych następuje na sam koniec. Sąd rejestrowy uzyskawszy informację o nadaniu przedsiębiorcy numeru NIP przesyła zgłoszenie płatnika składek do właściwej jednostki terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Przedsiębiorca, który zamierza powoli rozwijać swoją działalność, konieczność odczekania miesiąca czy dwóch do pełnej rejestracji może uznać za drobny dyskomfort, na który może sobie pozwolić.

Jednak przedsiębiorcę chcącego natychmiast rozpocząć działalność może spotkać spore rozczarowanie.

Przy zakładaniu spółek kapitałowych wymagane jest założenie konta bankowego, na które będzie można przelać kapitał zakładowy niezbędny do rozpoczęcia działalności. Banki dopuszczają częściowe otwarcie rachunku bankowego, umożliwiające jedynie wpłaty na konto (np. w celu opłacenia kapitału zakładowego). Pełna aktywacja następuje w momencie dostarczenia do banku odpisu z KRS, zaświadczenia o nadaniu numeru REGON oraz zaświadczenia o nadaniu numeru NIP.

Spółka chcąca prężnie zacząć działalność może w pierwszych tygodniach swojej działalności mieć kłopoty z wypłacalnością, z uwagi na brak pełnego dostępu do swoich rachunków. Przelew składek na ubezpieczenia społeczne pracowników oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń dla pracowników oraz podatku VAT do urzędu skarbowego może okazać się wręcz niemożliwy, pozostawiając spółkę w zwłoce.

Pomysł „jednego okienka” jest ideą słuszną, będącą pierwszym ukłonem w kierunku przedsiębiorców podejmujących działalność gospodarczą w Polsce. Jednak obecnie rozpiętość czasowa od złożenia „wspólnego” wniosku w KRS do wszystkich rejestracji sprawia, że dla osób planujących bardzo szybko rozpocząć działalność rzekome ułatwienie może okazać się frustrującym hamulcem.

Należy jednak mieć nadzieję, że prawodawca nie poprzestanie na tej zmianie i będzie dalej zmierzał ku ułatwieniu działalności przedsiębiorców, usprawniając jednocześnie dotychczasowe mechanizmy, ponieważ obecnie bez profesjonalnej pomocy można się zagubić przy przygotowywaniu dokumentacji, co może jeszcze znacząco wydłużyć termin rejestracji.

Na pytanie, jak uniknąć opóźnień, gdy potrzebna jest szybko działająca spółka, postaramy się odpowiedzieć w następnym materiale dotyczącym nabywania spółek „z półki”.