Wybór członków rady nadzorczej w spółce akcyjnej w drodze głosowania oddzielnymi grupami – aspekty praktyczne | Co do zasady

W idealnym świecie członkowie organów spółki akcyjnej powinni być wybierani z poszanowaniem interesów możliwie jak największej liczby akcjonariuszy, w tym również akcjonariuszy mniejszościowych. Zwyczajowo przyjmuje się, że każdy akcjonariusz lub grupa akcjonariuszy, którym z uwagi na ogólny udział w kapitale zakładowym spółki przysługiwałoby prawo do wyboru co najmniej jednego członka rady nadzorczej, powinni „otrzymać” od akcjonariusza większościowego propozycję zgłoszenia co najmniej jednego kandydata w celu zapewnienia odpowiedniej jego reprezentacji w organie. Jeśli do tego nie dochodzi, prawo zapewnia akcjonariuszom możliwość zgłoszenia wniosku o przeprowadzenie wyboru rady nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami. Tryb ten ma zapewnić ochronę interesów akcjonariuszy mniejszościowych przy ustalaniu składu organu.

Uwagi wstępne

Zgodnie z art. 385 § 3 k.s.h., na wniosek akcjonariuszy, reprezentujących co najmniej jedną piątą kapitału zakładowego, wybór rady nadzorczej powinien być dokonany przez najbliższe walne zgromadzenie w drodze głosowania oddzielnymi grupami, nawet gdy statut przewiduje inny sposób powołania rady nadzorczej. W przypadku zgłoszenia takiego wniosku akcjonariusze reprezentujący na danym walnym zgromadzeniu tę część akcji, która przypada z podziału ogólnej liczby reprezentowanych akcji przez liczbę członków rady, mogą utworzyć oddzielną grupę celem wyboru jednego członka rady. Nie biorą oni jednak udziału w wyborze pozostałych członków. Jeśli po przeprowadzeniu głosowania grupami nie obsadzono wszystkich mandatów w organie, pozostali członkowie rady wybierani są w drodze głosowania, w którym uczestniczą wszyscy akcjonariusze, których głosy nie zostały oddane przy wyborze członków rady nadzorczej, wybieranych w drodze głosowania oddzielnymi grupami.

Z chwilą dokonania wyboru co najmniej jednego członka rady nadzorczej w głosowaniu oddzielnymi grupami wygasają przedterminowo mandaty wszystkich dotychczasowych członków rady nadzorczej, z wyjątkiem osób powoływanych do rady nadzorczej na mocy odrębnej ustawy (dotyczy to głównie spółek z udziałem Skarbu Państwa).

Co ważne, na czas głosowania oddzielnymi grupami na każdą posiadaną akcję przypada tylko jeden głos bez przywilejów lub ograniczeń.

Złożenie wniosku o wybór rady nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami – kiedy i jak?

Wniosek o przeprowadzenie wyboru rady nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami należy złożyć spółce. Zgodnie z ogólnymi zasadami dotyczącymi doręczeń skuteczne będzie doręczenie wniosku jednemu członkowi zarządu albo prokurentowi spółki. Dla wniosku o przeprowadzenie głosowania oddzielnymi grupami nie została przewidziana szczególna forma, jednakże ze względów dowodowych wniosek taki powinien zostać złożony w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.

Uprawniony do złożenia wniosku jest akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/5 kapitału zakładowego. Należy zwrócić uwagę, że już na tym etapie bez znaczenia są ograniczenia wynikające z akcji, lub też ich uprzywilejowanie (na potrzeby obliczenia minimalnego udziału w spółce uprawniającego do żądania przeprowadzenia wyboru grupowego uwzględnia się jedynie liczbę posiadanych akcji). Oznacza to, że uprawnienie to przysługuje także akcjonariuszom, którzy posiadają akcje nieme, ponieważ akcje te dają określony udział w kapitale zakładowym. Zgodnie z orzecznictwem, jeżeli wnioski zostaną złożone przez kilku akcjonariuszy oddzielnie i żaden z nich nie spełnia ustawowego kryterium udziału w kapitale zakładowym, ale spełniają je razem, to zarząd powinien rozpatrzyć i uwzględnić te wnioski łącznie.

Po otrzymaniu wniosku zarząd co do zasady powinien zwołać walne zgromadzenie w celu jego realizacji, przy czym obowiązujące przepisy nie nakładają na organ żadnych wymogów co do terminu rozpatrzenia wniosku oraz zwołania walnego zgromadzenia. Może więc potencjalnie dojść do sytuacji, w której zarząd zdecyduje się nie zwoływać nadzwyczajnego walnego zgromadzenia celem doprowadzenia do realizacji wniosku, a zamiast tego zdecyduje, że zostanie on zrealizowany (zgodnie z treścią przepisu) na najbliższym planowanym walnym zgromadzeniu.

Jeżeli wnioskującym zależy na szybkiej realizacji wniosku, powinni go złożyć wraz z żądaniem zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia i umieszczenia w jego porządku obrad wyboru rady nadzorczej w głosowaniu grupami. W innym przypadku akcjonariusz większościowy oraz będący pod jego wpływem zarząd mogliby potencjalnie z premedytacją unikać zwoływania zgromadzenia, aby uniemożliwić uprawnionej mniejszości wprowadzenie swojego kandydata do rady nadzorczej.

Wniosek może zostać zgłoszony zarówno przed ogłoszeniem o zwołaniu walnego zgromadzenia, jak i po ogłoszeniu. Jednakże w przypadku zgłoszenia wniosku po ogłoszeniu o zwołaniu walnego zgromadzenia wniosek ten powinien zostać zgłoszony w odpowiednim terminie (tj. nie później niż na 14 dni przed wyznaczonym terminem zgromadzenia w przypadku spółki niepublicznej; w spółce publicznej termin ten wynosi 21 dni). Brak wniosku w powyższym terminie spowoduje, że sprawa wyboru grupowego będzie mogła zostać rozpatrzona dopiero na kolejnym zgromadzeniu, chyba że na zgromadzeniu reprezentowany będzie cały kapitał zakładowy, co jest rzadkością, szczególnie w przypadku spółek publicznych.

Głosowanie grupami – procedura

Po uwzględnieniu wniosku o przeprowadzenie wyboru rady nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami w porządku obrad pierwszym etapem przeprowadzenia tego wyboru będzie ustalenie liczby członków rady nadzorczej do wybrania. Sytuacja jest najprostsza, jeśli liczba członków organu ustalona jest w sposób sztywny w statucie. Jeśli statut nie zawiera takiego zapisu, w doktrynie sporne jest, czy walne zgromadzenie musi podjąć wcześniej uchwałę o ustaleniu liczby członków rady.

Z uwagi na ochronny charakter omawianej regulacji część przedstawicieli doktryny podnosi, że powinna obowiązywać ostatnia podjęta uchwała zgromadzenia w tym zakresie. Uchwała taka, podejmowana bezpośrednio przed wyborem grupami, byłaby bowiem podejmowana w zwyczajnym trybie głosowania, co mogłoby pozwolić akcjonariuszowi większościowemu na manipulację progami, których spełnienie byłoby konieczne dla utworzenia się grupy.

Jeśli statut zawiera regulacje „widełkowe”, co do zasady przyjmuje się, że zgromadzenie może podjąć uchwałę doprecyzowującą w ramach dostępnych limitów. Nie ma bowiem podstaw do eliminowania kompetencji statutu, wynikającej z generalnego upoważnienia ustawowego do wskazywania w statucie liczby członków rady.

W celu dokonania wyboru w drodze głosowania odrębnymi grupami przewodniczący walnego zgromadzenia powinien zarządzić w obradach, aby możliwe było ukonstytuowanie się grup. Przerwa ma charakter techniczny i nie wymaga głosowania. W każdej grupie przystępującej do wyboru członka rady powinna zostać sporządzona lista akcjonariuszy, którą należy zgłosić przewodniczącemu zgromadzenia, aby mógł on stwierdzić zdolność grupy do wyboru członka rady. W każdej z grup powinien zostać wybrany przewodniczący zebrania danej grupy (sugerowane jest to szczególnie w sytuacjach, gdy grupa składa się z większej liczby akcjonariuszy).

Po ukonstytuowaniu się grup można przystąpić do głosowania. Dla każdej grupy powinno zostać zapewnione odrębne pomieszczenie, zaś oddzielne zebrania powinny być protokołowane przez notariusza.

Jedna grupa – jeden członek?

Zgodnie z art. 385 § 5 k.s.h. akcjonariusze reprezentujący tę część akcji, która przypada z podziału ogólnej liczby reprezentowanych akcji przez liczbę członków rady, mogą utworzyć oddzielną grupę celem wyboru jednego członka rady. Nie istnieją jednak przeszkody dla utworzenia grupy uprawnionej do wyboru więcej niż jednego członka rady nadzorczej w sytuacji, w której podział ogólnej liczby akcji przez liczbę członków rady pozwala na ustalenie, że reprezentowana przez daną grupę część akcji pozwala na wybór większej liczby członków organu (np. jeśli rada nadzorcza liczy 10 osób, a grupa reprezentuje 21% kapitału obecnego na walnym zgromadzeniu, będzie ona uprawniona do wyboru dwóch członków rady nadzorczej, jako że do wyboru każdego członka wymagane jest 10%).

Głosy posiadane przez danego akcjonariusza nie mogą zostać podzielone między więcej niż jedną grupę. Nie można też głosować z puli akcji „niewykorzystanej” w głosowaniu grupami w ramach późniejszego głosowania uzupełniającego. Dopuszcza się jednak możliwość łączenia się grup w celu wykorzystania pozostałej w głosowaniu części akcji do wyboru kolejnego członka rady w granicach głosowania grupowego (np. jeśli jednej z utworzonych grup przysługiwało prawo do wyboru 1,3 członka rady nadzorczej, a drugiej – prawo do wyboru 1,8 członka, przy czym każda z grup dokonała już wyboru jednego członka, grupy mogą się połączyć i wybrać trzeciego członka).

Dodatkowe przywileje

Przy rozważaniu opłacalności zastosowania procedury warto wspomnieć, że jeżeli rada nadzorcza została wybrana w drodze głosowania oddzielnymi grupami, każda grupa ma prawo delegować jednego spośród wybranych przez siebie członków rady nadzorczej do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych. Decyzja o delegowaniu powinna zapaść w formie uchwały danej grupy akcjonariuszy. Uchwała musi zostać podjęta niezwłocznie po wyborze członka rady nadzorczej przez grupę, a przed przejściem do kolejnych punktów porządku obrad, kiedy to dana grupa uległa już rozwiązaniu.

Delegowani członkowie mają prawo uczestniczyć w posiedzeniach zarządu z głosem doradczym. Zarząd jest obowiązany zawiadomić ich uprzednio o każdym swoim posiedzeniu oraz zarządzeniu głosowania w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Członkowie delegowani do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych mają także prawo podejmować indywidualnie czynności nadzorcze określone w art. 382 § 4 k.s.h., tj. m.in.:

• badać wszystkie dokumenty spółki,
• dokonywać rewizji stanu majątku spółki,
• żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności (na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze) sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.

Monika Lutomirska, adwokat, praktyka rynków kapitałowych i instytucji finansowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Maciej Wierzchowiec, praktyka prawa transakcyjnego i korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy